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高校印刷耗材精细化管理探索

2018-07-12 08:54 来源:精细化管理论文 人参与在线咨询

摘要:在重视预算管理的背景下,为落实国家政策,防范财务风险,需要将高校印刷耗材纳入政府采购预算,做好政府采购流程与学校内部管理的衔接。结合曲阜师范大学对印刷耗材管理的探索与实践,在分析印刷耗材管理的特点和存在的问题的基础上,提出通过政府采购购置印刷耗材,需要以完善管理制度、做好排查摸底为前提,理顺管理流程;借助蓄水池模型,直观描述做好印刷耗材的入库管理、用户领用、库存管理等环节的途径,以期实现印刷耗材的精细化管理。

关键词:印刷耗材;高校;精细化管理;蓄水池模型

2015年,我国正式实施新预算法,明确要求在预算管理上做到预算完整、公开透明、科学有序、执行有效、纪律严明,提高预算质量[1]。加之,随着高校规模的不断扩大,低值易耗品的需求量越来越大,经费的投入也越来越高,如何规范这部分资产的管理和使用,提高高校资金的使用效益,已越来越引起管理部门的重视[2-5]。山东省财政厅将印刷耗材类低值易耗品纳入《山东省政府集中采购目录》,要求硒鼓、碳粉、墨盒、色带、复印纸等耗材的购置必须编报政府采购预算。在此背景下,探讨如何充分利用政府采购的严肃性,借助信息技术手段,优化印刷耗材的入库和出库管理流程,提高管理效率,注重实效,以期实现印刷耗材的精细化管理。

1印刷耗材管理存在的主要问题2009年10月8日发射升空的WV-2卫星能够同时提供8波段多光谱图像(Band1=Coastal、Band2=Blue、Band3=Green、Band4=Yellow、Band5=Red、Band6=Red

1.1重视不够,管理意识较低

印刷耗材具有单件价值低、品种多、消耗快、周转快等特征,在高校日常运行中,涉及的使用面广,教学、科研、行政和后勤服务等各个职能部门都需要用到。印刷耗材管理繁琐,难以引起管理者重视,使用及管理的规章制度不健全,使用单位往往采取“自用自购,自主管理”的模式,缺少预算管理机制,在账、物管理方面意识弱化。

1.2购买随意,账面明细不清

由于大多数高校对印刷耗材采用分散采购的模式,各单位或个人随用随买,随买随报,对购买程序及时间没有统筹规划,对供货商也没有监控和约束,加之印刷耗材的流动频率高,这样既增加了财务处工作人员的工作量,又容易造成“管理黑洞”,难以避免非标准化作业现象[6],如:虚假购买、开具发票价格虚高、顶替挪作他用的发票等情况,从而造成账、物不匹配,实物具体流向不明。

2加强印刷耗材管理的准备工作

2.1完善管理制度,提高重视程度

建章立制是实施有效管理的前提,以正式发文的形式出台印刷耗材管理制度,有规章制度保证,可以初步达到令行禁止的效果。按照《教育部政府采购管理暂行办法》的规定,高校财政性资金和与之相配套的地方资金、自筹资金、借贷资金等均实行政府采购,即高校所有的采购都应纳入政府采购范围内[7]。基于这一点,应向各单位和个人明确,硒鼓、碳粉、墨盒、色带、复印纸等印刷耗材,无论使用何种经费都不可以自主购买,须将需求计划报送到资产管理处,汇总后编报政府采购预算,执行政府采购程序。充分利用学校主页和各单位工作群,以通知的形式将文件精神广泛宣传,从根本上改变随意购置的状况。

2.2摸查需求情况,做好基础工作

政府采购工作执行财务预算申报制度,实施政府采购前,需要提前半年甚至一年制定详细、准确的年度政府采购预算[8]。按照政府采购的流程,预算一旦编成上报政府采购中心,一般不得随意变动,因此,需要摸清全校印刷耗材需求方面的基本状况,尽可能将采购计划编制全面和细致。复印纸和色带比较容易统计,高校用到的复印纸主要是A4规格的,其次是少部分A3规格,个别单位印试卷用到极少量B4规格。色带的使用范围和数量都很少。针对复印纸和色带,编制采购计划的第一年,可根据各单位报上来的需求量进行统计汇总,编制政府采购预算;使用一年后(一个采购周期),可以得到比较准确的全校复印纸和色带的使用量,可以此为基础直接编制全校年度复印纸和色带的政府采购预算,而不用各单位每年报计划。工作的重点和难点在于弄清楚全校在用打印机、一体机、复印机使用的硒鼓和粉盒的规格型号及确定其采购数量。截止到2017年底,曲阜师范大学在用的打印机、一体机、复印机的型号以及对应的硒鼓、碳粉盒如表1所示。由表1可以看出,打印机、一体机、复印机的型号种类繁多,而且存在一种硒鼓适用于多种打印(复印)设备的情况。使用单位或个人有使用需求时,一般按照打印机或复印机的型号申请领用耗材,并不关心耗材型号,而政府采购预算的编制和发布招标公告,都是根据硒鼓和粉盒的型号,因此,事前的调研摸底,统计全校在用的打印机、一体机、复印机的型号,并了解清楚打印、复印设备与耗材之间的匹配关系至关重要,这些数据信息是连接用户需求和政府采购之间的纽带,而且也是采购到位后的出库时的依据。因此,这一步工作是必须做好的基础性工作。编制采购计划的方法与复印纸和色带类似,第一年由各单位报送一年后,管理部门根据库存数量和年度使用量直接进行编制。

3借助蓄水池模型,演示规范印刷耗材管理的途径

出台文件、下发通知、编报政府采购预算等工作是实现印刷耗材的精细化管理的准备工作,是“堵塞子”的操作,要改变以往各单位和个人对印刷耗材购买的随意性和报账的不规范,不能光靠“堵”,还得注重“疏”,即从采购供货、办理入库到耗材的日常领用和库存管理等环节,需要有明晰的操作流程,并实现高效运作,否则会引起用户端不满情绪的强烈反弹,留下抱怨的口实。鉴于此,借助蓄水池模型对印刷耗材实施精细化管理的流程进行演示和分析。

3.1“主副两条管子注水”,明确购买途径

如前所述,在编制政府采购预算的过程中,已经做了大量扎实工作,对需购买的印刷耗材的型号、数量有了比较准确和全面的统计,因此,政府采购结束,货物到位后,学校全年需求量基本可以满足,此过程可以看作是向“蓄水池”注水的主管道。从预算编成上报政府采购中心到下次上报窗口开启一般需要一年时间,这期间难免会发生需要补充印刷耗材的情况,例如:(1)预算上报后,又买到的全新型号的打印机或复印机,需要更换耗材;(2)周期的后半段时间,个别用量大的耗材存量不够等。针对这些情况,可由学校采购中心参考政府采购模式采取询价、竞争性谈判、公开招标等方式就近确定供应商,学校根据实际情况制定合同,确保货物质量和供货及时,这一步可看作“蓄水池”的副管道,作为政府采购计划的补充。

3.2“一个池子蓄水”,安排专人管理

按照“方便教师,注重效率”的原则,应安排专人管理“蓄水池”。通过设置专人负责,可以向各职能单位和在校教师传递提高管理意识、强化管理责任的重要信号[9]。同时,需要加强对管理人员的业务培训,加强政策法规学习,掌握预算管理、政府采购等方面的相关政策,严格按照相关规定办事;加强政治思想教育,增强工作责任心,提高其服务意识和服务态度[10]。专门管理人员在实际工作中,不断积累和研究,进一步完善印刷耗材的管理体系和管理制度,提高管理效率。

3.3“一个龙头放水”,引进信息管理系统充当水龙头

随着科学技术的迅猛发展,计算机和互联网已经深深地影响到我们工作和生活的各个方面,建立基于网络的信息化管理系统是实现现代化、规范化管理的重要途径[11-12]。在确定购买途径和理顺管理流程的基础上,需要搭建低值易耗品信息化管理平台,才能实现对印刷耗材的精细化、高效率管理。政府采购印刷耗材到货后,首先,按照供货清单一次性将耗材的名称、种类、规格、单价、数量等信息录入系统,实现一站式服务;入库审核通过后,即可打印入库单,附在发票后作为报账凭证;最后,每次领用,由专人负责出库管理,打印出库单。管理系统自动生成的出库单内容包括:领用人、使用部门、使用方向(教学、科研或者行政)、使用地点、使用经费等信息。出库单打印一式两份,管理部门和财务处各执一份,领用人拿出库单找本单位负责人签字盖章,管理人员凭单据发放印刷耗材。领取单据和耗材的过程可安排学生帮助完成。按照“谁使用,谁付费”的原则,出库单上需注明开支的经费项目,由管理部门收集一定量后,统一到财务处扣除相应项目的经费,这样可以省去单位和个人每次领用后都去财务处报账的工作项,也相应减轻了财务处前台人员的工作量,从而简化了程序,提高了服务效率。需要强调的是,通过非政府采购买的耗材,也需办理入库和打印出库单,跟财务处沟通协调,出库单是报销印刷耗材发票的必须凭证,确保信息管理系统起到唯一“放水龙头”的角色。应用信息管理系统,建立全校印刷耗材的电子台账,清晰记录入库详细情况和每一笔出库的流向,实现了有账可查和数据统计,为制定年度采购计划提供依据;还减少了用户办理业务时间,提高了办事效率和水平。信息化管理系统的使用,规范了印刷耗材的管理程序,为防止随买随报现象提供技术保障,切实达到“一个龙头放水”的阀门效果。

3.4“定期清淤”,加强库存管理

管理人员应对印刷耗材每月进行一次账物核对,内容包括:(1)根据信息管理系统显示的库存清单盘查实物,若发现不一致情况,及时查出原因;(2)将信息管理系统里记录的出库单数量与打印的带有各使用单位签字盖章的纸质出库单进行比对,确保二者一致,并及时到财务处进行账务处理。下一采购周期前,需要对信息管理系统内的数据进行分析,掌握每种印刷耗材的年使用量,再结合库存余量,为编报下一年度采购预算做充分准备。

4结束语

印刷耗材作为高校低值易耗品的一部分,将其纳入预算管理,并做好政府采购与内控管理环节的衔接,整个流程高效运行,这样,可以提高全校资产管理意识、积累管理经验和完善工作流程,实现印刷耗材的规范化管理。管好印刷耗材,能够起到以点带面的作用,在此基础上,进一步将工作推进,实现高校低值易耗品的精细化管理。

作者:孔滨 单位:曲阜师范大学

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